Quanto costa un software su misura: preventivo e costo totale su tre anni

Per stimare un software su misura servono un processo definito e un budget che includa ciò che accade dopo il lancio. Ecco come costruire entrambi.

Da cosa dipende il prezzo del software

Due gestionali con schermate simili possono avere costi diversi. Cambiano regole, autorizzazioni, qualità dei dati e sistemi da collegare. Un elenco di funzioni come ‘clienti, ordini, report’ descrive poco: per ogni operazione servono ingresso, risultato atteso, eccezioni e responsabile. Anche prestazioni, accessibilità e continuità devono essere definite nel contesto d’uso.

Esempio di requisito: un ordine passa da bozza ad approvato soltanto se quantità e condizioni sono valide, conserva la versione del prezzo e registra chi approva. È stimabile meglio di ‘gestione ordini’. Consegna casi anonimizzati e indica cosa deve succedere quando manca un dato o due persone modificano la stessa pratica.

Build, buy e ibrido: confronta lo stesso budget

La guida su misura o pacchetto approfondisce la scelta funzionale. Qui il confronto è economico: usa gli stessi utenti, volumi, integrazioni e orizzonte. Nel pacchetto considera configurazione, moduli, consumi e lavoro residuo; nel custom analisi, sviluppo e gestione; nell’ibrido anche connettori e responsabilità tra sistemi.

Il metodo TCO di AgID e Developers Italia considera l’intero ciclo di vita, inclusi formazione, manutenzione e migrazione. Nasce per la PA: lo adattiamo come metodo di budget, senza attribuire alle PMI gli obblighi delle amministrazioni. Una voce assente dall’offerta va chiarita; non significa costo zero.

Le voci da trovare nel preventivo

Per un prezzo a perimetro fisso servono requisiti e criteri di accettazione sufficientemente chiari. Se si lavora a consumo, chiedi tariffa, rendicontazione, priorità e soglia oltre la quale approvare altra spesa. Un’incertezza importante può richiedere prima un’analisi o una prova tecnica: deve produrre una consegna utile, non soltanto rimandare il preventivo.

Un esempio di costo totale su tre anni

Supponiamo un’applicazione interna per ordini e approvazioni, con una sola integrazione e un archivio da importare. Ipotizziamo 3.000 € di analisi, 15.000 € di progettazione e sviluppo, 2.500 € di migrazione e 2.000 € di collaudo, avvio e formazione: investimento iniziale 22.500 €. Non sono componenti aggiuntive da sommare nuovamente alla prima riga della tabella.

La formula è: TCO triennale = avvio + 36 × costi mensili + evoluzioni + lavoro interno + uscita. Qui: 22.500 + 36 × 340 + 3.600 + 1.800 + 1.000 = 41.140 €. La media aritmetica è circa 1.143 €/mese, ma non rappresenta le scadenze di pagamento: l’esborso iniziale resta distinto dai canoni.

Il lavoro interno comprende soltanto attività aggiuntive del progetto non già conteggiate altrove; esclude il normale lavoro operativo residuo. Per confrontare soluzioni che richiedono quantità diverse di lavoro manuale, aggiungi anche quel costo a ciascuna alternativa. Se le licenze passano da 40 a 80 €/mese per tutto il periodo, il totale aumenta di 1.440 €. Sostituisci ogni ipotesi con offerte e dati tuoi.

Migrazione e integrazioni: rendere stimabile l’incertezza

Invia un campione dei dati con duplicati, allegati, campi vuoti e formati reali. Definisci chi decide le correzioni e confronta conteggi, totali e relazioni dopo l’importazione. Se il vecchio sistema resta attivo, scrivi come recuperare le operazioni arrivate dopo l’export. La guida quando Excel non basta approfondisce la riconciliazione.

Le indicazioni AWS sul passaggio operativo distinguono sincronizzazione, verifica e ritorno al sistema precedente, considerando anche i nuovi dati. Sono istruzioni per migrazioni cloud, non un requisito di usare AWS. Nel budget chiedi una prova del passaggio, un decisore e la gestione degli errori: ‘importazione inclusa’ non descrive tutto questo lavoro.

Licenze, proprietà e possibilità di cambiare fornitore

Chiedi che il contratto distingua codice originale, componenti di terzi, dati e account. Specifica diritti concessi, momento della consegna, licenze necessarie e limiti di trasferimento. Repository e database sono utili insieme a dipendenze, configurazione e istruzioni. Fai elencare ciò che un altro team deve acquistare o ricostruire per proseguire.

Per servizi a consumo registra unità fatturata, soglie e chi riceve gli avvisi. Gli account essenziali devono avere amministratori e procedure di recupero definite. Chiedi un export utilizzabile di una pratica con allegati e relazioni: le sole schermate non permettono di verificare un trasferimento. Questo rende valutabile anche il costo di uscita.

Assistenza, sicurezza e nuove funzioni

Distingui correzione dei difetti, aggiornamenti, gestione di incidenti e sviluppo di nuove funzioni. Indica orari, canale, gravità dei problemi e tempi concordati di presa in carico, separati dalla risoluzione. Specifica backup e prove di ripristino. Un importo ricorrente ha senso soltanto insieme alla copertura e ai limiti del servizio.

Il NIST SSDF offre pratiche di sviluppo sicuro e un linguaggio comune tra acquirenti e fornitori. OWASP ASVS propone requisiti verificabili per applicazioni web. Chiedi quali controlli sono pertinenti e compresi: citare uno standard non dimostra che siano stati eseguiti. Budget e collaudo devono includere le verifiche concordate.

Checklist per ricevere offerte confrontabili

• Descrivi il processo e consegna casi normali, incompleti e anomali con esito atteso.
• Indica ruoli, volumi, archivi e sistemi da collegare, con un campione dei dati.
• Separa indispensabile al lancio, attività successive ed esclusioni.
• Chiedi costi iniziali, ricorrenti, a consumo e lavoro interno sullo stesso orizzonte.
• Definisci collaudo, approvazioni e procedura per modificare il perimetro.
• Verifica migrazione, ripristino, licenze, diritti, accessi e trasferimento.

Confronta poi il costo con il problema misurato: ore, errori o capacità oggi limitata. Le ore liberate non diventano automaticamente risparmio di cassa. ET prepara un preventivo software dedicato sul processo e sulle dipendenze; progetto, assistenza ed evoluzioni hanno un perimetro esplicito. Il primo passo utile è portare un caso reale anonimizzato e capire quali voci restano da verificare.